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Cotisations sociales : procédure de numérisation des documents

L’archivage numérique des documents sous format papier en lien avec l’établissement de l’assiette ou le contrôle des cotisations sociales doit respecter des exigences strictes.

La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2019 a créé l’obligation pour les employeurs de conserver, pendant au moins 6 ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus, les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. Ces éléments pouvant être exigés dans le cadre d’un contrôle de l’Urssaf.

Les documents ou pièces qui ont été initialement établis ou reçus sur support papier peuvent être conservés sur un support informatique. Mais alors l’employeur doit respecter des modalités de numérisation applicables depuis le 1 juillet 2019.

À savoir :
pour plus de facilité, cette procédure de numérisation est identique à celle applicable en matière fiscale.

Ainsi, le transfert des documents ou pièces justificatives sous format papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est donc une copie conforme de l’original en image et en contenu. Et tout traitement sur l’image est interdit.

Précision :
s’il existe un code couleur, les couleurs du document numérique doivent être identiques à celle de l’original papier.

Chaque document numérisé est conservé sous format PDF ou PDF A/3 et est assorti :- d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité de niveau une étoile ;- d’une empreinte numérique ;- d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité de niveau une étoile ;- ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.

En outre, chaque fichier doit être horodaté.

Attention :
le recours à la compression de fichier ne doit entraîner aucune perte.

Cet archivage numérique peut être effectué par l’employeur ou par un tiers. Ces opérations doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des documents ainsi numérisés pendant toute la durée de conservation.

À savoir :
lorsque la numérisation d’une pièce justificative ou d’un document ne respecte pas ces exigences, l’employeur doit présenter l’original sous format papier.